La dématérialisation était au c?ur d'un forum sur la normalisation et l'innovation en matière de Technologie de l'Information et de la Communication (TIC) organisé à Abidjan par l'Autorité de Régulation des Télécommunications/TIC de Côte d'Ivoire (ARTCI). À cette occasion, Microsoft, par la voix de son Directeur des Grandes Entreprises et Secteur Public pour l'Afrique de l'Ouest et du Centre, Assanté Bazoumana a fait une présentation sur la dématérialisation des services et échanges en entreprises : processus et solutions en y précisant les services de sa société.
La dématérialisation des documents gagne du terrain ! Réservée hier encore aux grandes entreprises et aux administrations, elle s'est peu à peu démocratisée et concerne aujourd'hui toutes les organisations, quelles que soient leurs tailles et leurs secteurs d'activité. Face aux volumes croissants de documents papier traités quotidiennement, la dématérialisation répond à de nombreux enjeux.
Modernisation des administrations, nouveaux modèles de gouvernance, optimisation des processus, développement durable, économies d'échelle, amélioration de la qualité des services : les bénéfices attendus de la dématérialisation sont nombreux. Et pour cause, la dématérialisation gagne progressivement du terrain au sommet même de l'État ivoirien et aussi dans les grandes entreprises tant en Côte d'Ivoire qu'ailleurs en Afrique de l'Ouest et du Centre.
Les exemples de dématérialisation sont légion. On peut citer entre autres : les documents de la chaîne comptable et financière, les documents des Ressources Humaines, les services aux usagers internes ou aux collectivités, la gestion électronique du courrier (GEC).
En ce qui concerne, par exemple, le service aux usagers, la dématérialisation prend en compte le cadastre en ligne, la télétransmission des actes, le paiement d'impôts, etc. Pour les services internes, elle est relative à la gestion des marchés publics, au contrôle de légalité dématérialisé, à la gestion des listes électorales, au portail de l'employabilité, à l'accès au cadastre numérisé, à l'inventaire du patrimoine communal, aux arrêtés, aux délibérations, aux modèles de documents, aux fiches et informations pratiques, à la gestion électronique des approvisionnements, etc.
Autre exemple en rapport avec la gestion électronique du courrier (GEC), il faut savoir, selon les affirmations de l'expert Assanté Bazoumana, Directeur des Grandes Entreprises et Secteur Public à Microsoft Afrique de l'Ouest et du Centre, que : 90 % des courriers sortants d'une organisation sont des e-mails, mais 93 % des courriers entrants sont au format papier. Or, la gestion électronique permet, une fois le document entrant scanné, le tri, l'indexation, la protection et la distribution automatisée du courrier ainsi qu'un bon archivage. Tout le courrier entrant est analysé automatiquement dès son arrivée et remis électroniquement au département ou processus métier approprié. Les données utiles du document ou du formulaire sont identifiées et extraites, comparées au nom du client ou aux données transactionnelles.
À l'heure actuelle, dans tous les secteurs, de grands chantiers de dématérialisation sont lancés. Ils touchent l'ensemble des systèmes d'information et prennent en charge l'enjeu de la gestion du contenu des organisations. Ils façonnent l'offre de produits et de services, de même que les processus de l'organisation et les relations avec ses clients, ses partenaires, ses citoyens, etc.
Dans ce contexte, on comprend encore mieux la nécessité d'aborder les politiques de dématérialisation de manière professionnelle avec des expertises avérées. Et dans cette optique, Microsoft fait figure de leader pour aider les organisations à créer une forte valeur ajoutée. La dématérialisation est quasiment une question de technologies et Microsoft offre une gamme de produits et services appropriés aux attentes.
Nous proposons plusieurs outils qui sont important dans un projet de dématérialisation, tels que :
SharePoint : Portail Web (flux entrants ou sortants), GED /Recherche, Formulaires, Flux de travail, archivage simple ; Azure : Hébergement des portails (Iaas), Web Sites ; Windows Storage Server : Gestion des données en volume, données passives, Partages de fichiers ; SQL Server : Analyse des données, Applications métiers ; Exchange : Gestion du courrier, Boîtes partagées ou d'équipe ; Lync : Travail temps réel, Dématérialisation des réunions & vidéo-conférences. a déclaré le Directeur des Grandes Entreprises et Secteur Public à Microsoft Afrique de l'Ouest et du Centre, Assante Bazoumana.
Pour Microsoft, le processus d'une éventuelle dématérialisation doit être planifié avec soin, car il existe des étapes préalables qui sont prises en compte dans sa politique d'accompagnement des organisations.
La question de la dématérialisation se conjugue de plus en plus avec celle de la compétitivité et donc avec l'une des grandes priorités stratégiques des États et des entreprises.
S'exprimant au nom de l'initiateur du forum sur la normalisation et l'innovation en matière de Technologie de l'Information et de la Communication (TIC), Dimitri Zogbehe Gbongue, Chef de Service Normalisation Homologation de L'Autorité de Régulation des Télécommunications/TIC de Côte d'Ivoire (ARTCI), M. Abatta, a confié qu' aujourd'hui, les entreprises ivoiriennes du secteur privé et public gagneraient en temps et en profit en adoptant le principe de la dématérialisation. Une entreprise qui numérise tous ses services a accès à une base de données structurées et facile d'accès. En plus du coût, il y a aussi la sauvegarde des documents qui sont dans des serveurs, en cas d'incendie ou de catastrophes.
La dématérialisation est une exigence nouvelle et incontournable pour une organisation qui désire s'afficher comme compétitive, productive et novatrice dans ses rapports avec ses citoyens, ses clients, ses partenaires. Mais, dans leur projet de dématérialisation et dans leur volonté de maximiser l'usage des technologies de l'information, réduire les coûts, accélérer les délais, améliorer la traçabilité, il faudra se faire accompagner par un fournisseur compétent comme Microsoft.